Внешний проектный офис (PMO)

Услуга внешнего Проектного офиса (ПрОф) целесообразна для внедрения, если в компании:

  • существует недостаток собственных компетенций в области управления проектами;
  • нет целесообразности в найме отдельных сотрудников Проектного офиса: сотрудники принимаются на частичную занятость, а их содержание и обучение требует значительных финансовых средств;
  • передача всей непрофильной деятельности на внешнее управление является стратегическим принципом работы компании.

При этом услуга внешнего Проектного офиса компании PM Expert позволяет Заказчику организовать полноценную структуру, поддерживающую проектное управление, при гибкой системе затрат.

Проектный Офис, услуги которого переданы на внешнее управление, подразумевает такое построение ПрОф, при котором все услуги ПрОф оказываются сотрудниками внешней компании, а внутренним сотрудником организации является только Директор ПрОф.

Преимущества использования внешнего Проектного офиса:

  • деятельность внешнего ПрОф обеспечивают специалисты в области управления проектами, имеющие опыт выполнения подобных задач;
  • деятельность внешнего ПрОф не требует расширения штата компании или отвлечения ресурсов компании-заказчика;
  • запрашиваются и, соответственно, оплачиваются только те услуги, которые необходимы: 100%-ная компенсация рабочего времени специалиста, если объем его задач в месяц незначителен и требует только частичной занятости, не нужна.

Порядок оказания услуг внешнего Проектного офиса

Заключается договор с четким перечнем и порядком оказания услуг. Услуги внешнего проектного офиса  оказываются по SLA (Service Level Agreement – Соглашение об уровне обслуживания).

Услуги делятся на два вида:

Периодические услуги:

  • мониторинг исполнения проектов;
  • разработка и предоставление Заказчику, инвесторам, руководству Компании регулярных и аналитических отчетов;
  • ведение и документирование Запросов на изменение проектов;
  • ведение реестра рисков;
  • поддержание Методологии (Стандарта управления проектами) в актуальном состоянии;
  • развитие системы управления проектами Компании.

Разовые услуги:

  • Составление календарного графика проекта в Microsoft Project
  • Разработка календарного графика проекта в ORACLE Primavera 
  • Управление проектом Компании;
  • Разработка бюджета проекта, лимитного бюджета;
  • Разработка бюджета движения денежных средств проекта;
  • Проведение аудита бизнес-процессов управления проектами Компании.

Заказчик определяет для себя базовый пакет необходимых услуг ПрОф, исходя из которого рассчитывается стоимость «абонентской платы» за регулярные услуги в месяц. Остальные услуги ПрОф Заказчик может получить по запросу.